Informação centralizada e sempre acessível
Com o Arquivo Digital armazena todos os documentos com relevância contabilística num único local. Uma vez armazenados na cloud, nunca mais perde o rasto aos documentos. Estes ficam sempre organizados e disponíveis para consultar a qualquer altura e de forma ágil.
Rapidez e rigor na organização
Acabe com a dificuldade de encontrar documentos espalhados por várias pastas. O Arquivo Digital promove rigor na gestão e armazenamento. Os documentos passam a estar organizados por empresa, simplificando não só o acesso aos mesmos, mas também o tratamento contabilístico.
Facilidade de upload de documentos
O upload dos documentos contabilísticos para o Arquivo Digital é muito simples. Pode ser feito rapidamente através do seu software de contabilidade ou por via da leitura automática de documentos enviados por email, recorrendo a um sistema de leitura de QR Code disponível na solução.
Categorização dos documentos
Com o Arquivo Digital, os documentos estão organizados e separados por várias categorias como Compras, Vendas, Bancos, Pagamentos ou Recebimentos, assegurando uma melhor estruturação dos dados e maior agilidade em todo o trabalho contabilístico.
Extração de dados através da leitura do QR Code
Os documentos enviados para o Arquivo Digital passam por um processo de verificação da existência de QR Code e, sempre que existir este código, a fatura será decomposta nos respetivos elementos que serão associados ao documento, de forma a agilizar a contabilização.
Rastreabilidade ao longo do tempo
Além da classificação, processamento e gestão de todos os documentos contabilísticos de forma digital, existe uma atualização permanente dos metadados dos documentos armazenados no arquivo após contabilização dos mesmos, garantindo a sua atualização permanente.
Lançamento de documentos na Contabilidade
O Arquivo Digital integra com outras aplicações para que seja possível proceder a operações como a importação e lançamento dos documentos na contabilidade, a associação da contabilização ou o cruzamento da informação entre o e-Fatura e o arquivo digital.
Arquivo pelo período legalmente exigido
Os documentos ficam armazenados no Arquivo Digital pelo período legalmente exigido, cumprindo todas as recomendações de segurança, privacidade e inviolabilidade, estando facilmente acessíveis sempre que seja necessário exportá-los para conferência ou auditorias.
Informação segura e em conformidade com a lei
Garanta o cumprimento do Decreto Lei 28/2019 que regulamenta as Faturas sem papel e o Arquivo Digital. Com o Arquivo Digital verá salvaguardadas todas as exigências legais, usufruindo ainda das garantias de segurança que só um fornecedor de confiança lhe pode dar.
