A partir de 1 de janeiro de 2019, fornecedores e entidades da Administração Pública ficam obrigados, por lei, a emitir, transmitir e receber faturas por via eletrónica. Esta obrigatoriedade, prevista em Portugal no Código dos Contratos Públicos, é uma imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros da União Europeia.
Com as novas regras, o modelo de fatura eletrónica no âmbito da contratação pública será igual em toda a União Europeia, simplificando os contratos transfronteiriços. Além disso, a faturação eletrónica vai permitir às empresas reduzir os custos inerentes ao processo de faturação, que se torna mais ágil, criando ainda condições para um pagamento mais célere.
O que devo fazer no meu PRIMAVERA?
Se trabalha com entidades públicas, e para que possa cumprir as novas regras, terá de aderir ao serviço etransactions, em www.primaveraspace.com. Na prática, esta adesão consiste na contratação de um certificado digital para cada empresas e de um plano pré ou pós-pago de transações.
A ligação a cada entidade pública terá de ser orçamentada, sendo que os custos poderão variar entre os 150€ e os 230€. Só estão abrangidos contratos públicos, exemplo de faturação em que existe um número de compromisso, número de cabimentação ou número de requisição.
Em Portugal, sabe-se que o formato escolhido é o UBL 2.1, utilizado na maioria dos países da União Europeia e da América Latina no contexto de faturação eletrónica. Mas ainda se aguarda a publicação da portaria que vai regulamentar os aspetos complementares destas faturas.
De salientar também que as entidades públicas ainda se estão a preparar para cumprir a legislação. É, por isso, importante confirmar com as entidades com as quais trabalha se já estão preparadas para cumprir a nova obrigação.
FATURAÇÃO ELETRÓNICA NO ÂMBITO DO CÓDIGO DOS CONTRATOS PÚBLICOS
Quando é que entra em vigor?
A partir de 2019, o modelo de fatura eletrónica terá de ser igual em toda a União Europeia.
O código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei nº 111-B/2017) estipula que a transposição da Norma Europeia sobre faturação eletrónica para a legislação nacional entre em vigor a 1 de janeiro de 2019, findo o período de transição (31 de dezembro de 2018).
A quem se aplica?
- Todas as entidades públicas centrais e locais.
- Fornecedores de entidades das entidades públicas.
Que elementos devem constar da fatura eletrónica?
As faturas eletrónicas devem conter:
- Elementos identificadores do processo e da fatura
- Período de faturação
- Informações sobre o vendedor, comprador e beneficiário
- Informações sobre o representante discal do vendedor
- Referência do contrato, condições de entrega
- Instruções de pagamento
- Informações sobre ajustamentos ou encargos
- Informações sobre as rubricas de faturas
- Totais de faturas e discriminação do IVA
O que é uma fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento que foi emitido, transmitido ou recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico.
Mantém um valor legal idêntico ao formato em papel, porém, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato eletrónico: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica.
O que não é uma fatura eletrónica?
- Faturas não estruturadas emitidas em pdf ou word
- Imagens de faturas, em formato .jpg, tiff ou outros
- Faturas não estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel)
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax
Faturas em papel vs. Fatura eletrónica
A fatura em papel
- Detalhe de informação tais como montantes, descrições e quantidades
- Apresentam informação num formato visual, impresso, que pode ser lida de forma manual
- Tem forma física que permite ser tratada manualmente
A fatura eletrónica
- Contém informação do fornecedor de forma estruturada num formato eletrónico
- Pode ser automaticamente importado no sistema de informação do cliente
Enquadramento Legal
Decreto-Lei mº 111-B/2017
- Código dos Contratos Públicos
- Regras da faturação eletrónica nos contratos com a Administração Pública
Diretiva 2014/55/EU
- Faturas eletrónicas na sequência de contratos públicos.
- Prevê a criação de uma norma europeia dobre faturação eletrónica (modelo de dados semânticos dos elementos essenciais de uma fatura eletrónica).
- Não se aplica às faturas eletrónicas emitidas no âmbito de concurso público e a execução do contrato são declarados secretos ou devam ser acompanhados de medidas especiais de segurança.